为了提高会议效率，使会议室管理逐步规范化、科学化，制度化，特制定本办法。

一、会议室申请使用流程

凡申请使用会议室的部门(院系)，需于前一周周五上午11点前在学校OA系统里完成会议室申请，并电话告知党办行政科工作人员，由行政科汇总情况后在OA系统上进行集中审批，审批通过后使用部门（院系）于会议召开前一天到行政科登记领取会议室钥匙。如不按照要求发起申请，党办原则不予协调会议室。

如遇特殊情况，需提前把情况说明（需主管校领导签字批准）交予党办行政科，再按照申请流程补齐手续后方可使用会议室。

二、会议室安排及会务服务

1、党办负责各会议室的日常维护和管理工作。

2、全校性重大会议由党办负责协调会场布置和会议服务工作，实验中心负责会场音响设备保障工作，宣传部负责会议照相、摄像工作，后勤处负责会场内外的卫生保洁工作，保卫处负责会场外围的车辆管理及安全保卫工作，校团委负责配合党政办完成会场布置和会议服务工作。

3、由部门（院系）主办或承办的会议，会议通知、会议签到、会场服务、音响保障，以及会议所需桌签、茶水、条幅、材料等物品均由会议主办或承办部门（院系）负责。党办负责统筹协调。

三、注意事项

1、各部门（院系）需指定专人负责会议的申请、音响调试、钥匙领取归还登记等工作，党办定期对相关人员进行培训。

2、会议结束后由申请部门（院系）按相关规定对会议室进行卫生保洁，对音响设备进行检查复位，待行政科验收通过后方可归还钥匙。

3、如遇电力、网络故障等特殊情况，或因临时重大活动引起的会议室冲突，由行政科根据实际情况进行统筹协调。

4、会议室使用过程中对会议室相关设备、桌椅等资产造成损坏且无法修复的，由相关使用部门（院系）照价赔偿。

5、如有其他特殊情况，请及时与党办行政科联系。

四、本规定最终解释权归党委办公室。